Vad måste ett kvitto innehålla för att vara giltigt?

Ett giltigt kvitto ska innehålla: datum för köpet, säljarens namn och helst organisationsnummer, beskrivning av varor eller tjänster, totalbelopp och – om säljaren är momsregistrerad – momsbelopp och momssats. Saknas uppgifter kan du inte dra av momsen.

Godkänner Skatteverket digitala kvitton?

Ja. Skatteverket godkänner digitala bilder av kvitton sedan 2019. Du kan fotografera ett papperskvitto med mobilen, spara det digitalt och sedan kasta originalet – om bilden är tydlig och alla uppgifter läsliga. Lagra bilderna i ditt bokföringsprogram kopplat till rätt verifikation.

Vad gör jag om jag tappat ett kvitto?

Kontakta butiken och begär en kopia – de flesta kan ta fram kvittot med korttransaktionsdata. Alternativt kan ett kontoutdrag fungera som kompletterande underlag, men det är svagare och räcker ofta inte för att styrka momsavdraget. Skriv i så fall en intern notering om vad köpet gällde.

Skillnaden på kvitto och faktura – vad bokförs hur?

Ett kvitto bekräftar att betalning redan skett. En faktura är ett krav på betalning som kan vara obetald. Kvitton bokförs direkt mot bank eller kassa. Fakturor bokförs mot leverantörsskulder (2440) och matchas mot betalningen när fakturan betalas.

Kan jag bokföra ett kvitto utan moms?

Ja. Om säljaren inte är momsregistrerad – eller om varan/tjänsten är momsfri (t.ex. sjukvård, försäkring) – saknas moms på kvittot. Hela beloppet bokförs då direkt som kostnad på utgiftskontot utan momsdelning.

Hur länge måste jag spara kvitton?

Bokföringslagen kräver att verifikationer sparas i 7 år räknat från utgången av det räkenskapsår de tillhör. Kvitton är verifikationsunderlag och omfattas av samma krav – oavsett om de är fysiska eller digitala.

Hur du bokför ett kvitto

Kortfattat svar

Bokföra ett kvitto innebär att debitera ett utgiftskonto (5000- eller 6000-serien) med nettobeloppet, debitera konto 2641 med momsbeloppet, och kreditera det konto pengarna lämnat – företagskontot (1930), kassan (1910) eller ett utläggskonto om du betalat privat. Kvittot bifogas som verifikationsunderlag och sparas i 7 år.

Vad ett giltigt kvitto måste innehålla

Utan dessa uppgifter kan Skatteverket neka momsavdraget eller kostnadsavdraget vid en revision.

Datum

Datum för köpet – inte utskriftsdatum.

Säljarens namn

Butikens eller företagets namn.

Org.nr (helst)

Säljarens organisationsnummer. Krävs för att styrka momsavdrag på belopp över 4 000 kr inkl moms.

Vad som köpts

Beskrivning av varor eller tjänster.

Totalbelopp

Summan du betalat.

Moms

Momsbelopp och momssats. Krävs om säljaren är momsregistrerad och du vill dra av ingående moms.

Saknas uppgifter? Kontakta säljaren och begär ett kompletterande intyg eller en ny utskrift. Kontoutdraget från banken kan användas som stöddokument men räcker sällan ensamt för momsavdrag.

Kvitto eller faktura – skillnaden i bokföringen

	Kvitto	Faktura
Betalning	Redan genomförd	Krav på framtida betalning
Kreditkonto	1930 / 1910 direkt	2440 (leverantörsskuld) tills betalning
Antal verifikationer	En (köptillfället)	Två (faktura + betalning)
Typisk situation	Butiksköp, kortbetalning	Abonnemang, B2B-tjänster

Steg för steg: Bokföra ett kvitto

1

Kontrollera att kvittot är giltigt

Kolla att datum, säljarens namn, vad som köpts och totalbelopp finns med. Saknas momsuppgifter kan du inte dra av ingående moms.

2

Identifiera betalningssättet

Betalade du med företagskort → kreditera 1930. Kontant från kassan → kreditera 1910. Privat betalning → kreditera ett utläggskonto (2890 eller 1580) och betala tillbaka till dig själv.

3

Välj rätt utgiftskonto och dela upp netto + moms

Debitera utgiftskontot (5000–6999) med nettobeloppet och momskontot (2641/2642/2643) med momsbeloppet. Kreditera betalningskontot med totalbeloppet inkl moms.

4

Bifoga kvittot som verifikationsunderlag

Skanna eller fotografera kvittot och bifoga det direkt i bokföringsprogrammet. Spara i 7 år. Digitala bilder godkänns av Skatteverket sedan 2019 – originalet kan kasseras om bilden är tydlig.

Bokföringsexempel – fyra vanliga situationer

Köp av kontorsmaterial för 1 250 kr (1 000 kr + 250 kr moms 25 %) används som exempel i alla fall.

1. Betalat med företagskort eller bankgiro

Konto	Benämning	Debet	Kredit
`6110`	Kontorsmaterial	1 000
`2641`	Ingående moms 25 %	250
`1930`	Företagskonto		1 250

2. Kontantbetalning från företagets kassa

Konto	Benämning	Debet	Kredit
`6110`	Kontorsmaterial	1 000
`2641`	Ingående moms 25 %	250
`1910`	Kassa		1 250

3. Privat utlägg – anställd betalar, ersätts av företaget

Bokförs i två steg: när utlägget godkänns, och när den anställde betalas tillbaka.

Steg 1 – när utläggsrapporten godkänns:

Konto	Benämning	Debet	Kredit
`6110`	Kontorsmaterial	1 000
`2641`	Ingående moms 25 %	250
`2890`	Övriga kortfristiga skulder (skuld till anställd)		1 250

Steg 2 – när den anställde betalas tillbaka:

Konto	Benämning	Debet	Kredit
`2890`	Övriga kortfristiga skulder	1 250
`1930`	Företagskonto		1 250

4. Eget utlägg i enskild firma – ägaren betalar privat

I enskild firma bokförs ägarens privata utlägg som ett eget insättning (konto 2018) när pengarna ersätts, eller direkt mot konto 2013 om det behandlas som eget uttag.

Alternativ A – du ersätter dig från företagskontot:

Konto	Benämning	Debet	Kredit
`6110`	Kontorsmaterial	1 000
`2641`	Ingående moms 25 %	250
`1930`	Företagskonto (utbetalning till dig)		1 250

Alternativ B – du ersätter dig inte, räknas som eget kapital:

Konto	Benämning	Debet	Kredit
`6110`	Kontorsmaterial	1 000
`2641`	Ingående moms 25 %	250
`2018`	Egna insättningar (du tillför kapital)		1 250

Digitala kvitton – vad gäller?

Skatteverket godkänner digitala bilder av kvitton sedan 2019 (Skatteverkets ställningstagande dnr 131 334226-19/111). Du behöver inte spara originalpapper om den digitala kopian uppfyller kraven.

Bilden ska vara tydlig och alla uppgifter läsliga
Bilden ska lagras på ett säkert och spårbart sätt – helst direkt i bokföringsprogrammet kopplat till verifikationen
Originalkvittot kan kasseras när det digitaliserats korrekt
E-kvitton (PDF från e-handel) är fullt giltiga – lagra dem som bilaga till verifikationen
Butikens e-post med orderbekräftelse räcker om det innehåller alla obligatoriska uppgifter

Tips: Fotografera kvitton direkt med mobilen i butiken – inte när du kommit hem. Blekta kvitton (termopapper) kan bli oläsliga på några månader.

Förlorat kvitto – vad gör du?

1

Kontakta butiken

Be om en kopia. De flesta butiker kan ta fram kvittot via korttransaktionshistorik. Restauranger och bensinstationer har ofta digital historik.

2

Använd kontoutdraget som stöddokument

Bankens kontoutdrag visar transaktionen och kan användas som kompletterande underlag. Ensamt räcker det dock ofta inte för att styrka momsavdraget.

3

Skriv en intern notering

Dokumentera vad köpet gällde, ungefärligt belopp och varför underlaget saknas. Bokför kostnaden utan momsavdrag om du inte kan styrka momsen. En väl dokumenterad transaktion utan kvitto är bättre än ingen bokföring alls.

Vanliga frågor om att bokföra kvitton

Datum, säljarens namn (och helst organisationsnummer), beskrivning av vad som köpts, totalbelopp samt momsbelopp och momssats om säljaren är momsregistrerad. Saknas momsuppgifterna kan du inte dra av ingående moms.

Ja, sedan 2019. Du kan fotografera ett papperskvitto, lagra det digitalt i ditt bokföringsprogram och kasta originalet – om bilden är tydlig och läslig. E-kvitton i PDF-format är alltid giltiga.

Kontakta butiken och begär en kopia. Komplettera med kontoutdrag från banken som stöddokument. Bokför kostnaden utan momsavdrag om du inte kan styrka momsbeloppet, och skriv en intern notering om köpet.

Ja. Om säljaren inte är momsregistrerad eller om varan är momsfri (t.ex. försäkring, sjukvård) finns ingen moms på kvittot. Hela beloppet bokförs direkt som kostnad på utgiftskontot utan momsdelning.

Kvittot bekräftar att betalning redan skett – en verifikation, kreditera bank direkt. Fakturan är ett krav på betalning – bokförs mot leverantörsskuld (2440) när den anländer och matchas mot bank när den betalas.

I 7 år räknat från utgången av det räkenskapsår kvittot tillhör. Digitala kopior i ditt bokföringsprogram räcker – du behöver inte spara papperskvitton om de digitaliserats korrekt.

Relaterade guider

Bokföra utgift med moms

Kontonummer och exempel för 25 %, 12 % och 6 % moms.

Bokföringsprogram för enskild firma

Välj rätt program och kom igång snabbt.